Impress B.V.

Campina Institute: database beheer
In opdracht van Campina Institute beheert en onderhoudt Impress BV
de database van het Campina Institute.

Naam organisatie: Campina Institute (Friesland Campina)

Project omschrijving:
Gedurende het gehele jaar worden er diverse mailingen verstuurd waarbij gebruikt gemaakt wordt van adressen uit de database (de adressen worden geselecteerd aan de hand van de opgegeven specificaties welke door het Campina Institute opgegeven zijn ) en eventueel aangeleverde “externe” adressenbestanden. Veelal wordt er bij een mailing een bestelkaart bijgesloten welke gebruikt kan worden om diverse materialen van het Campina Institute te bestellen.

Een andere mogelijkheid om materialen te bestellen is via de internetsite van Campina, voor beide gevallen geldt dat Impress de bestellingen verwerkt waarna de desbetreffende materialen verstuurd worden. Verzending van de materialen geschiedt via TNT-Post. Daar het assortiment van de materialen variabel van formaat en gewicht is en omdat er meerdere materialen tegelijk besteld kunnen worden, wordt er vooraf (geautomatiseerd) bepaald of de mailpacks bel- of busstukken zijn. Het verzenden van de belstukken wordt via TNT Parcelware verstuurd. Dit is een apart proces waarbij gebruikt gemaakt wordt van de door TNT aangeleverde programmatuur. Maandelijkse worden er uitgebreide rapportages opgeleverd inzake de verwerkte respons per mailing, doelgroep, materiaal en voorraden.

Waarde in euro's exclusief btw: € 75.000,-

Datum van / tot: deze activiteit loopt inmiddels al 4 jaren

Beschrijving van de kwaliteitswaarborging van het project:

Het volledig proces is geautomatiseerd. In geval van onvolkomenheden tijdens verwerking van de bestellingen door data-entry wordt er een “foutlijst” geproduceerd. Deze wordt in behandeling genomen, dat wil zeggen, de originele bestelling wordt erbij gezocht vervolgens gecorrigeerd zodat de bestelling alsnog uitgeleverd kan worden. Alle materialen welke besteld kunnen worden hebben een uniek materiaalnummer met daarbij een minimumvoorraad.

De voorraden worden tijdens het selecteren van de bestellingen automatisch afgeboekt, wanneer het minimumaantal bereikt is volgt  (geautomatiseerd) een berichtgeving hiervan met daarbij de huidige voorraadstatus. Wanneer er geen voorraad meer is, (nul), worden er geen bestellingen meer uitgeleverd en komen de orders in een zo geheten backorder situatie terecht. Wanneer de voorraad aangezuiverd is komen de backorders er automatisch weer uit tijdens de selecties.

Beschrijving van de werkzaamheden:
Wekelijks, op vrijdag, worden de bestellingen opgehaald (bij de klant). Deze worden dan in het proces verwerkt/ingevoerd. Vervolgens wordt wekelijks op donderdag een selectie uitgevoerd om de bestellingen te kunnen versturen. De bestellingen worden verzameld a.d.h.v. orderpicklijsten en vervolgens in een hiervoor bestemde verpakking verpakt en verzonden.